Списание просроченной дебиторской задолженности

Коммерческая деятельность всегда связана с некими рисками. Они связаны со множеством факторов – неблагоприятной рыночной конъюнктурой, экономическим положением в стране, неправильно выбранной бизнес-стратегией развития предприятия. В результате компания терпит убытки, под угрозу ставится её финансовая состоятельность.

Неблагоприятные последствия этого могут коснуться и её бизнес-партнёров и контрагентов, в случае, если фирма не в состоянии вовремя расплатиться за поставленный товар и оказанные услуги. В результате у компании-поставщика образуется просроченная дебиторская задолженность. В ряде случаев она подлежит списанию, однако для этого следует соблюсти ряд положений, прописанных в налоговом законодательстве.

Что такое просроченная дебиторская задолженность

Дебиторская задолженность – это совокупность долгов, образовавшаяся за счёт неоплаченных счетов за поставку продукции, или оказание коммерческих услуг. Должниками при этом могут выступать как физические лица (ИП, частные клиенты), так и различные организации. Статья №266 налогового законодательства подразделяет всю невыплаченную вовремя задолженность на сомнительную и безнадёжную:

• Сомнительная задолженность образуется в том случае, если контрагент вовремя не произвёл оплату в полном объёме. Причиной этому могут стать временные финансовые трудности предприятия или человека, получившего товар согласно заключённому договору. В данном случае долги могут востребоваться в судебном порядке.
• К безнадёжным долгам относятся та задолженность, которую невозможно востребовать законным способом.

Причинами, в результате которых задолженность становится безнадёжной, являются:

• Истечение срока давности, отведённого законодательными нормативами для подачи судебного иска. На сегодня он составляет три года с момента образования просрочки. Однако, продлить или восстановить срок давности возможно по решению суда. Для этого потребуется доказать, что время подачи иска было упущено по форс-мажорным, то есть, независящим от кредитора обстоятельствам.
• Должник решением судебного арбитража признан банкротом, либо находится в процессе банкротства. В этом случае организация-кредитор не может предъявлять ему новые финансовые претензии, сверх тех, что уже были поданы до открытия процедуры банкротства и составления реестра кредиторов. Исключением является дебиторская задолженность, образованная ИП. Дело в том, что согласно ГКРФ, частные предприниматели отвечают по своим долгам не только имуществом предприятия, но и своей личной собственностью.
• Задолжавший контрагент не может вывести свои финансовые средства из проблемного банка, который объявлен банкротом, или у которого отозвана лицензия.

Согласно статье №181 гражданского законодательства трёхлетний срок давности, после которого становится возможным списание просроченной дебиторской задолженности, может прерываться на некоторое время. Это происходит в следующих ситуациях:

• Задолжавшее лицо приняло акт сверки и завизировало его своей подписью или печатью.
• В адрес кредитора было направлено официальное письмо с просьбой предоставить временную отсрочку по выплатам, либо реструктурировать задолженность.
• Обслуживание основного долга не производится, но регулярно или периодически кредитору перечисляются денежные суммы в счёт погашения процентов или пени.
• Было составлено дополнительное приложение к заключённому ранее договору, в котором должник полностью признаёт свои финансовые обязательства, и обещает произвести погашение образовавшейся задолженности в определённый срок.
• Кредитор до истечения трёхлетнего срока успел направить в суд иск о взыскании долга.

Способы взыскания просроченной дебиторской задолженности

Если образовавшаяся дебиторская задолженность ещё не перешла в разряд безнадёжных, её он не подлежит списанию. Но её можно попытаться взыскать. Для этого существуют три варианта действий:

1. Реструктурировать договор с финансово несостоятельным контрагентом.
2. Произвести с ним обмен товарами или услугами в счёт погашения долгов.
3. Взять оплату за поставленный товар или предоставленные услуги акциями компании или прочими ценными бумагами.

Все перечисленные способы относятся к досудебным методам разрешения долгового спора. Но, если нерадивый контрагент отказывается обсуждать с вами, как исчерпать назревающий конфликт, или не может предложить какой-либо устраивающий вас вариант, остаётся одни выход – обращение в арбитражный суд. Первым шагом в адрес должника направляется официальная претензия. Юридические нормы дают адресату месячный срок для составления ответа и отправки его кредитору. Если этого не произошло, то кредитор имеет полное право на обращения в судебный арбитраж с ходатайством о принудительном взыскании.

Документальное оформление списания просроченной дебиторской задолженности

Любая финансовая деятельность организации подлежит документальной фиксации в соответствии с действующими нормативами. Не является исключением и списание просроченной дебиторской задолженности. Согласно положениям гражданского законодательства, взыскать не внесённую оплату спустя три года после просрочки уже нереально. Однако, это вовсе не означает, что безнадёжная задолженность по окончании данного срока исчезает сами собой. Для этого следует произвести процедуру списания просроченного дебиторского долга.

Началом всей процедуры списания является процесс инвентаризации всей имеющейся задолженности. Инициировать его можно издав соответствующий внутренний приказ руководства. В этом же документе указывается состав комиссии, на которую будет возложена обязанность по проведению инвентаризации. В её число обязательно должны включаться главный бухгалтер, и сотрудник, согласно своей штатной должности отвечающий за работу с бизнес-партнёрами и покупателями.

Также в приказе обозначаются конечные сроки, в течение которых процедура должна быть произведена. После составления и утверждения комиссии, со служащего, ответственного за ведение дел с клиентами, и учёт расчётов с ними, берётся официальная расписка, что все предоставляемые им руководству данные полные и достоверные. Результаты инвентаризационной проверки оформляются актом, составленным по форме Ф-ИНВ-№11. Данный акт заверяется личными подписями всех членов инвентаризационной комиссии.

В качестве дополнения к акту составляется приложение, в котором отображается расширенная информация по задолженности. После следует составить документальное обоснование, оформленное в качестве бухгалтерской справки. На основании всей составленной документации руководство компании создаёт приказ о списании просроченной дебиторской задолженности, а сам факт списания отображается в бухучёте предприятия.

Каждый факт списания тщательно проверяется сотрудниками налоговой службы, поэтому подойти к вопросу документального оформления процедуры следует со всей ответственностью. Бухгалтерская справка должна содержать такую информацию:

• Общая сумма списания дебиторской задолженности.
• Краткое описание причин её перехода в разряд безнадёжных долгов.
• Порядковый номер и дату составления инвентаризационного акта.

В качестве дополнительной документации, подтверждающей правомерность произведённого списания, к акту инвентаризации прилагаются все имеющиеся по этому делу справки, официальные соглашения, сверки и так далее. Сюда же подшиваются документальные свидетельства о признании несостоятельности плательщика – выписку из госреестра о банкротстве или ликвидации компании-должника, постановления службы судебных исполнителей.

Списание просроченной дебиторской задолженности в бухгалтерском и налоговом учёте

Даже после официального списания, дебиторская задолженность продолжает отображаться в бухучёте компании на протяжении пяти лет. И лишь по истечении этого времени она окончательно списывается. Относительно бухгалтерского учёта, то отражение факта списания зависит от наличия или отсутствия у организации специального резерва по сомнительным и безнадёжным долгам. Если он имеется, то бухгалтерия делает запись о списании задолженности за счёт данного резерва – Дт-63 Кт-62. В случае, если списываемая сумма больше размера резерва, то превышение относится на счёт прочих расходов, например, Дт-91.2 Кт-62.

В случае отсутствия спецрезерва, то в бухгалтерском делопроизводстве создаются такие проводки:

• Безнадёжные для востребования финансовые средства списываются в расходы по Дт-91.2 Кт-62.
• Учёт неполученных средств за балансом предприятия.

Все бухгалтерские документы, касающиеся списания просроченной дебиторской задолженности, должны храниться в архиве организации не менее 5 лет. Это необходимо для проведения возможных проверок фискальными органами. На счёту №007 бухгалтерия должна вести эквивалентный учёт, отображая не поступившие средства относительно каждого должника.

В разрезе налогового учёта перевести неполученную от клиента оплату в разряд расходов могут лишь компании, для которых методом налогового начисления является налог на прибыль. Организации, использующие «упрощёнку» или единую вменённую ставку налогообложения, произвести учёт безнадёжных платежей в качестве своих расходов уже не могут. Списание дебиторки происходит за счёт раздела «вне реализационных расходов». В качестве расходной статьи списание признаётся при наступлении одного из следующих случаев:

1. Окончание течения срока исковой давности.
2. Внесение в госреестр отметки о прекращении или приостановки задолжавшей компанией своей коммерческой деятельности.
3. От службы приставов-исполнителей поступило постановление о невозможности взыскания с клиента финансовых средств.

В целях налоговой проверки, приведённая выше подтверждающая документация должна храниться в архиве предприятия не менее 4-х лет. При списании задолженности частного гражданина или ИП в качестве вне реализационных расходов, организация обязана уплатить с данной суммы НДФЛ. Это связано с тем, что по факту, физическое лицо в этом случае получило определённую финансовую выгоду, избавившись от долга, а агентом в данной ситуации выступает компания-кредитор.

Как избежать просроченной дебиторской задолженности

Как видим, списание дебиторской задолженности – процесс не столь сложный, если соблюдены все нормативные нюансы. Однако, лучше избежать подобных осложнений, и сохранить финансовые средства предприятия. Для этого следует соблюдать несколько нехитрых правил при заключении договоров со своими контрагентами:

• Не следует пренебрегать мелкими деталями, либо проявлять излишнюю деликатность. Попросите делового партнёра предъявить вам ИНН, регистрационные свидетельства и прочую идентификационную информацию. Все данные перепроверьте на официальном сайте налоговой службы. Не исключена вероятность того, что ваш клиент предоставил недостоверную или заведомо ложную информацию. Также компания-контрагент, возможно, проходит в данный момент процедуру банкротства или ликвидации.
• Если ваш партнёр действует по доверенности, выданной руководством компании, проверьте данный документ. Особое внимание уделите его подлинности, и дате окончания его действия. Если время её действия истекло, то данный сотрудник не имеет никаких прав заключать с вами коммерческие контракты от лица делегировавшей его организации.
• Ознакомьтесь с деловой характеристикой вашего будущего партнёра. Сделать это можно при помощи интернета, поискав отзывы о сотрудничестве с ним от других бизнес-партнёров. На сайте Высшего судебного арбитража следует поискать, не открыто ли в отношении вашего клиента судопроизводство, и не выдвигают ли к нему судебные претензии иные компании.
• Для оценки финансовой состоятельности клиента следует изучить его бухгалтерскую отчётность за истекший год. Согласно постановлению Минфина РФ от 1998 года, она является открытой информацией, доступной для всех заинтересованных лиц.

Только если после тщательной проверки бизнес-партнёра вы убедились в его полной благонадёжности, заключайте с ним контракт.

Списание дебиторской задолженности