Как восстановить бухгалтерские документы на предприятии

Ведение бухгалтерского учёта – одна из основных организационных обязанностей любого предприятия, независимо от его размера и сферы деятельности. Неукоснительное соблюдение требований налогового законодательства является одним из залогов «добрососедских» отношений между коммерческой компанией и фискальными органами. Нарушения нормативов бухгалтерского делопроизводства, наоборот, неизбежно ведёт к серьёзным проблемам для предприятия.

Руководство компании в лице её владельца или главного бухгалтера обязаны содержать в порядке всю отчётную документацию, в том числе следить за её сохранностью. Утрата или порча документации влечёт за собой применение в отношении фирмы наказания в виде штрафных санкций. Поэтому столь актуален вопрос, как восстановить бухгалтерские документы на предприятии при их нечаянной утере.

Правила хранения документации

Правила хранения документации

Российское законодательство устанавливает перечень документов, подлежащих обязательному сохранению руководством предприятия, а также сроки их хранения.

Сюда относится:

  • Внутренняя документация организации – личные дела работников, трудовые договора, копии внутренних приказов, инструкций и распоряжений.
  • Внешние документы – передаваемые на временное хранение в бухгалтерию или отдел кадров трудовые книжки, сертификаты и лицензии работников; отчётная документация и договора с внешними контрагентами и деловыми партнёрами фирмы.

Каждый из этих документов представляет определённую ценность, как для их владельцев, так и для надзорных органов. Так, книжка с записями о трудовом стаже сотрудника фирмы играет немаловажную роль в жизни данного человека. Учётная документация предприятия необходимы для налоговых служб в случае необходимости проверки его деятельности. В связи с этим, законодательство определяет сроки, в течение которых служебная документация должна храниться в архивах компании.

Личные дела сотрудников и сопутствующие им бумаги – анкеты, трудовые договора, приказы о поощрении или взыскании, — должны храниться не менее 75-ти лет. Такой срок установлен исходя из вероятной продолжительности жизни человека. Соответственно, бывший сотрудник должен иметь возможность в случае необходимости затребовать нужные бумаги на предприятии, где он когда-то трудился. Личная документация (трудовые книжки, допуски и дипломы) работников находится на хранении до тех пор, пока сотрудник не затребует их, например, при увольнении.

Если личный документ не был востребован владельцем, то он должен находиться на хранении в организации не менее 50-ти лет. Личные дела руководства компании, а также работников, имеющих государственные поощрения – звания, награды, госпремии, — сохраняются неопределённое время, без права их утилизации.

Ответственность за утрату документов

Ответственность за утрату документов

Причин утраты документов может быть несколько. В зависимости от обстоятельств утери документации, подлежащей хранению, определяется степень ответственности для лиц, отвечающих за её сохранение. Среди причин, наиболее часто приводящих к потере, следует указать:

  • Форс-мажорные ситуации (стихийное бедствие, пожар, техногенная катастрофа). Если удастся доказать непреднамеренность порчи или гибели официальных бумаг, то руководству компании никакие штрафные санкции не грозят. Для этого следует сразу же запастись необходимой подтверждающей документацией: справками от коммунальных служб о произошедшей аварии, из гидрометеоцентра или МЧС – о стихийном бедствии, из пожарной охраны – о пожаре в административном здании предприятия.
  • Преднамеренная порча или кража. Поводом для подобного поступка обычно является желание руководства или кого-то из сотрудников скрыть финансовые махинации, уклонение от уплаты налогов, некие «серые» схемы коммерческой деятельности. По данному факту всегда назначается проверка, по результатам которой виновное лицо подвергается дисциплинарной, административной или даже уголовной ответственности.
  • Утрата бумаг вследствие ненадлежащего их хранения или халатности ответственных лиц. Виновные в данном случае подвергаются административному штрафу, правда, достаточно мягкому. Так, за утрату трудовой книжки сотрудника назначается штраф от тысячи до 5-ти тысяч рублей. За утерю или непредумышленную порчу финансово-отчётной документации грозит более солидное наказание в виде штрафа до 10-ти тысяч руб.

Возможен также случай, когда на предприятии вовсе не ведётся никакого документально учёта торговой или производственной деятельности. Чаще это происходит с небольшими, недавно открывшимися организациями. Для юридических лиц финансовая ответственность в этом случае бывает в разы более жёсткой, доходя до десятков и сотен тысяч рублей. Уведомление от налоговых органов о дате назначенной проверки становится причиной «восстановления» никогда не существовавшей учётной документации.

Процесс восстановления документов

Процесс восстановления документов

Восстановление бухгалтерских документов на предприятии производится в несколько этапов. Первым делом создаётся внутренняя комиссия, которая производит разбор и учёт сохранившихся при происшествии бумаг. С её помощью составляется перечень документации, подлежащей восстановлению – сюда входят все утраченные официальные бумаги, законодательно установленный срок хранения которых ещё не истёк. Если перечень утраченных бумаг известен, создавать комиссию нет необходимости.

Если документы были уничтожены по независящим от руководства компании причинам, то следует написать заявление об этом в фискальные органы, сопроводив его подтверждающими справками. Это позволит не только избежать возможного штрафа, но и получить отсрочку на предоставление отчётных документов на время их восстановления. Сроки, необходимые для этого, зависят от объёма и характера уничтоженной документации.

Так, если она была в полном объёме сохранена на электронных носителях, её можно попросту распечатать в электронном виде и заверить росписью начальства и печатью предприятия. Если же электронных дубликатов также не сохранилось, или они не создавались, потребуется приступать к достаточно трудоёмкому процессу. Восстановление бухгалтерских документов на предприятии производится следующим образом:

  • Руководство компании направляет запрос в банк о предоставлении выписки, подтверждающей движение денежных средств по счёту предприятия за нужный период. Ходатайство подаётся на имя руководителя банковской организации, в нём указывается причина запроса – необходимость воссоздания утерянных бумаг. В полученных из банка бумагах содержится вся необходимая информация о производимых компанией операциях, суммах движущихся по счёту денег, о контрагентах сделок.
  • Для восстановления утраченных товарных и кассовых чеков необходимо обращаться к компании-поставщику. Полученный дубликат официально заверяется руководством фирмы-продавца.
  • От деловых партнёров следует затребовать дубликаты потерянных финансовых бумаг и договоров: счетов-фактур, заключённых коммерческих соглашений, акты приёмки работ.
  • Из налоговой службы запрашиваются поданные отчётные декларации за интересующий компанию период, с балансами и расчётами финансовой деятельности предприятия. Соответствующий запрос направляется на имя руководителя фискального учреждения. Налоговые нормативы не вменяют в обязанность налоговиков предоставлять копии отчётных документов, но если просьба аргументирована, то сотрудники ФНС пойдут навстречу предприятию.

Первостепенную роль при восстановлении бухгалтерских документов на предприятии следует уделить бумагам, нужным для составления отчётов в налоговую службу и различные фонды. Все второстепенные документы можно воссоздать позже, по мере необходимости.

Процедура по воссозданию утерянных бумаг может производиться силами сотрудников компании. Если же времени и средств для этого у компании недостаточно, будет целесообразно обратиться к услугам специализированных фирм, специализирующихся на бухгалтерском учёте и обслуживании коммерческих организаций. Специалисты такой бухгалтерской фирмы смогут в оптимальные сроки восстановить необходимые документы. От заказчика потребуется лишь заключить с ней договор, оформить доверенность и предоставить доступ к уцелевшим бухгалтерским документам.

Правила хранения документов в налоговом учете

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:

Консультация бесплатна!